Правдивые новости России,
Украины, Беларуси и мира

Главная
В России В мире Украина Политика Аналитика Видео Война Карикатуры

Кому нужна архивная обработка документов?

Архивная обработка документов

Рано или поздно каждый владелец бизнеса приходит к выводу о необходимости создания архива. Кто-то сразу понимает значимость таких работ, кто-то — поначалу не задумывается об этом, а потом начинает сталкиваться со сложностям в работе с документами. Хаос никогда не помогает работе, а уж хаос в бумагах и подавно.

Виды архивного хранения

Ваш архив документов организации может быть создан в двух вариантах:

  • архив в вашем офисе;
  • внеофисное хранение документов в специализированных помещениях.

Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы.

Главный плюс хранилища в вашем офисе заключается в том, что это бесплатно (хотя вам придется выделить помещение, за аренду которого вы тоже будете платить) и что все документы всегда под рукой. К минусам относятся низкая безопасность хранилища как от проникновения третьих лиц, так и от пожара, затопления и других неприятностей, необходимость оборудовать помещение и отсутствие квалифицированной поддержки на протяжении всего хранения.

Внеофисное же размещение — это следующие преимущества:

  1. Специально оборудованное помещение со всеми видам сигнализации, климат-контролем и световым режимом.
  2. Кодификация и обезличенность документов (а значит, никто не сможет подобраться к ним).
  3. Постоянная поддержка персонала, который не просто предоставит вам документы по первому требованию, но и будет поддерживать идеальное состояние вашего архива.

Единственным минусом такого типа архива является то, что за него нужно платить. Но, учитывая, экономию места в офисе, возможно, вы выйдете «в ноль» по тратам.

Архивная обработка документов

Какой бы тип хранилища вы ни выбрали, перед размещением бумаг там, они должны пройти архивную обработку. Это не просто склад документов, это особым образом подготовленные бумаги, в которых легко сориентироваться и которые имеют определенную упорядоченность.

В ходе работы профессиональные архивисты проводят экспертизу научной и практической ценности документов, определяют сроки хранения бумаг, создают список того, что необходимо восстановить (так как нередко в беспорядке какие-то файлы теряются), систематизируют бумаги по степени важности, оформляют дела так, как этого требуют нормы и правила, составляют все необходимые акты. И, конечно же, делают опись!

Это очень важный этап — создание своего рода каталога, по которому в дальнейшем будет легко сориентироваться и найти нужную папку.

Поддержание архива

Важно не только один раз навести порядок, но и поддерживать его в дальнейшем. Именно поэтому при решении оставить бумаги в офисе, стоит разобраться в принципах организации и ведения архива. Либо же время от времени приглашать специалиста для ведения дел.

Когда еще может понадобиться архивная обработка документов?

Ту же самую процедуру (с учетом некоторых тонкостей) нужно проводить и перед сдачей бумаг в государственные архивы, в том числе и при ликвидации компании. И тут вам тоже помогут профессионалы, так как без них процесс сдачи документов может оказаться хлопотным и сложным.

Подпишитесь на нас Вконтакте, Google plus, Одноклассники

375

Похожие новости
10 февраля 2018, 18:09
31 января 2018, 12:08
02 февраля 2018, 19:44

14 февраля 2018, 19:53
29 января 2018, 16:29
12 февраля 2018, 14:51

Новости партнеров
 
Loading...
 

Новости партнеров
 

Новости партнеров

Комментарии
 

Популярные новости
14 февраля 2018, 07:54
17 февраля 2018, 00:54
14 февраля 2018, 01:24
16 февраля 2018, 14:54
12 февраля 2018, 10:09
13 февраля 2018, 22:09
13 февраля 2018, 09:09